Nhiệm vụ cơ bản của các thư ký như trả lời điện thoại để tìm hiểu, nắm giữ thông tin; tổ chức các cuộc họp và thực hiện một loạt các công việc hành chính khác... Nhưng hầu hết các nhiệm vụ này đều thực hiện trên máy tính nên người thư ký còn phải nâng cao kỹ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng cho mình.
Hầu hết các thủ tục giấy tờ đã được số hóa. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn khoảng 20%. (Trả lời các cuộc gọi - hình minh họa) .
Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:
1. Gửi và nhận email
Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.
2. Mạng xã hội
Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa - nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh doanh trực tuyến mạnh mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến nhất - Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc của mình được hiệu quả và nhanh chóng.
3. Thiết lập cuộc gọi qua Skype
Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay, một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý với các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.
4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến
Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng - bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý và hiệu quả.
5. Quản lý thông tin kỹ thuật số
Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư ký văn phòng phải có kỹ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.
Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự... người thư ký cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty. Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng...
Học nghiệp vụ Thư ký ở đâu?
Chứng chỉ ngành quản trị văn phòng sẽ giúp những bạn trẻ muốn trở thành những chuyên viên hành chính - văn phòng, trợ lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc trợ lý các dự án kinh doanh...
* ĐH Kinh Tế - 59C - Nguyễn Ðình Chiểu, Q.3, TP.HCM
* ĐH Hoa Sen : 8 - Nguyễn Văn Tráng, Q.1, TP. HCM
* Trung tâm MaIT Education Institution : Chuyên viên thư ký văn phòng. - 122-124 Bàu Cát 2, Phường 12, Q. Tân Bình, TP.HCM, Hồ Chí Minh.
* Viện Nghiên Cứu Châu Á - Trung Tâm Phát Triển Khoa Học Kinh Tế CED : 274 Võ Thị Sáu, P7,Q.3/84 Thành Thái, P12, Q.10 /Số 6 Phan Đình Giót, P2, Q.Tân Bình / 195/29 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P17, Q.Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.
Giới thiệu | Điều khoản | Chính sách | Sử dụng
